Họ tên: NGUYỄN THÀNH TỰU
Chức danh: Thạc sĩ - Luật sư - Trọng Tài Thương Mại - CEO
Điện thoại: +84 09.19.19.59.39
Email: tuulawyer@nvcs.vn
Lĩnh vực tư vấn: Đầu Tư Nước ngoài- Sở hữu Trí tuệ -M&A- Tranh chấp tại tòa.
Ngôn ngữ: Tiếng Việt - tiếng Anh
Văn phòng đại diện là một bộ phận trực thuộc doanh nghiệp, hoạt động với vai trò đại diện theo ủy quyền để bảo vệ và thực thi các quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp tại một địa phương khác ngoài trụ sở chính. Văn phòng đại diện được phép thực hiện các giao dịch hành chính, hỗ trợ doanh nghiệp trong các hoạt động xúc tiến thương mại nhưng không được tiến hành bất kỳ hoạt động kinh doanh sinh lợi nhuận nào. Theo quy định pháp luật, văn phòng đại diện có thể được cấp con dấu và mở tài khoản ngân hàng riêng, tuy nhiên, do không thực hiện chức năng kinh doanh nên không phải chịu thuế môn bài như các đơn vị phụ thuộc khác. Dưới đây, Luật Việt An sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các quy định liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện đối với các công ty có trụ sở tại Việt Nam, bao gồm cả doanh nghiệp 100% vốn trong nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện
Để thành lập một văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu pháp lý sau đây:
1. Chức năng hoạt động: Văn phòng đại diện được phép thực hiện các nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp nhưng không được phép kinh doanh hoặc tạo ra lợi nhuận. Điều này đảm bảo văn phòng đại diện chỉ tập trung vào các hoạt động hỗ trợ và thúc đẩy các lợi ích của công ty mẹ.
2. Tên gọi phù hợp: Tên của văn phòng đại diện phải tuân thủ quy định pháp luật, cụ thể:
- Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân.
- Tên văn phòng đại diện phải gắn liền với tên của công ty mẹ, trong đó phải bao gồm cụm từ “văn phòng đại diện” để phân biệt với các loại hình khác như chi nhánh.
- Việc trình bày tên phải rõ ràng, thống nhất, và nếu sử dụng chữ viết thì kích thước không được lớn hơn tên của công ty mẹ.
3. Ký kết hợp đồng: Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện việc ký kết các hợp đồng hoặc thỏa thuận thông qua ủy quyền cụ thể từ công ty mẹ. Tất cả các hợp đồng phải được đóng dấu của công ty mẹ, và văn phòng đại diện không có quyền tự mình xác lập hay thực hiện giao dịch độc lập.
4. Trụ sở hoạt động: Văn phòng đại diện phải có trụ sở rõ ràng và hợp pháp. Địa chỉ trụ sở phải phù hợp với quy định pháp luật, đảm bảo không nằm trong khu vực cấm hoặc vi phạm quy định quản lý xây dựng, quy hoạch.
Những điều kiện trên không chỉ đảm bảo sự tuân thủ pháp luật mà còn giúp văn phòng đại diện hoạt động đúng với mục đích và chức năng được giao.
Xem thêm: giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh phòng khám
Chức năng của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lợi nhuận. Theo quy định pháp luật, văn phòng đại diện có các chức năng sau:
1. Không có chức năng kinh doanh: Văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động tạo ra doanh thu, kinh doanh sản phẩm hoặc dịch vụ. Đây là quy định bắt buộc nhằm phân biệt văn phòng đại diện với các loại hình khác như chi nhánh.
2. Chức năng liên lạc và hỗ trợ doanh nghiệp:
- Văn phòng đại diện đóng vai trò là cầu nối liên lạc giữa doanh nghiệp với các đối tác, khách hàng hoặc các cơ quan liên quan.
- Thực hiện nghiên cứu thị trường, cung cấp thông tin cần thiết giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi hoạt động và tiếp cận các cơ hội kinh doanh mới.
- Hỗ trợ xúc tiến thương mại, giúp doanh nghiệp thăm dò, đánh giá tiềm năng của thị trường và mở rộng mối quan hệ hợp tác.
3. Ký kết hợp đồng trong phạm vi được ủy quyền:
- Trưởng văn phòng đại diện chỉ được phép ký các hợp đồng liên quan trực tiếp đến hoạt động nội bộ của văn phòng, chẳng hạn như hợp đồng thuê trụ sở, hợp đồng lao động với nhân viên, hoặc mua sắm trang thiết bị cần thiết cho văn phòng.
- Tất cả các giao dịch này phải sử dụng con dấu của văn phòng đại diện và nằm trong phạm vi được công ty mẹ ủy quyền.
4. Hỗ trợ quảng bá thương hiệu:
- Doanh nghiệp muốn mở rộng phạm vi ảnh hưởng hoặc quảng bá hình ảnh tại các tỉnh, thành phố khác có thể tận dụng văn phòng đại diện để tiếp cận thị trường và xây dựng mối quan hệ với các đối tác địa phương.
Việc thành lập văn phòng đại diện là một giải pháp hữu hiệu để doanh nghiệp mở rộng hoạt động mà không phải phát sinh các nghĩa vụ thuế kinh doanh, đồng thời vẫn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện cho công ty Việt Nam
Theo quy định tại khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện cần bao gồm các tài liệu sau:
1. Thông báo thành lập văn phòng đại diện:
- Văn bản này phải được lập và ký bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nội dung thông báo bao gồm thông tin chi tiết về văn phòng đại diện như tên, địa chỉ, ngành nghề hoạt động, và thông tin người đứng đầu văn phòng.
2. Nghị quyết hoặc quyết định thành lập văn phòng đại diện:
- Đối với công ty TNHH một thành viên: Cần có nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thành lập văn phòng đại diện (bản sao).
- Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh: Phải có biên bản họp của Hội đồng thành viên quyết định việc thành lập văn phòng đại diện (bản sao).
- Đối với công ty cổ phần: Cần biên bản họp của Hội đồng quản trị, kèm nghị quyết hoặc quyết định về vấn đề này (bản sao).
3. Chứng minh nhân dân (CMND), Căn cước công dân (CCCD), hoặc Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện:
- Một bản sao có công chứng giấy tờ tùy thân còn hiệu lực của người được bổ nhiệm làm trưởng văn phòng đại diện.
4. Giấy ủy quyền hoặc giấy giới thiệu:
- Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp, cần có giấy ủy quyền hoặc giấy giới thiệu hợp lệ cho cá nhân được giao nộp hồ sơ.
5. Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, hoặc Hộ chiếu của người nộp hồ sơ:
- Một bản sao có công chứng giấy tờ tùy thân còn hiệu lực của người trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
Hồ sơ phải được chuẩn bị đầy đủ và chính xác để tránh sai sót trong quá trình nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi văn phòng đại diện dự kiến đặt trụ sở. Nếu cần thiết, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến từ các chuyên gia pháp lý để đảm bảo đúng quy trình và thủ tục.
Xem thêm: dịch vụ xin giấy phép mở trung tâm ngoại ngữ
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại Việt Nam, công ty có vốn nước ngoài tại Việt Nam
Việc thành lập văn phòng đại diện cho công ty Việt Nam hoặc công ty có vốn nước ngoài tại Việt Nam là một bước quan trọng để mở rộng hoạt động kinh doanh. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các bước cần thực hiện, áp dụng cho cả hai loại hình công ty.
1. Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Hồ sơ bao gồm:
- 01 bản sao công chứng Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/hộ chiếu** của Trưởng văn phòng đại diện.
- Thông tin cụ thể về:
- Tên văn phòng đại diện.
- Trụ sở văn phòng đại diện.
- Số điện thoại liên hệ.
- 01 bản Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (GPKD) của công ty mẹ.
2. Soạn thảo và ký hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Quy trình:
- NVCS sẽ soạn hồ sơ dựa trên thông tin do khách hàng cung cấp.
- Hồ sơ bao gồm các tài liệu cần thiết và được hoàn thiện trong vòng 01 ngày làm việc.
- Sau khi hoàn tất, hồ sơ sẽ được gửi cho khách hàng để ký và đóng dấu.
3. Nộp hồ sơ và công bố thông tin thành lập
Nộp hồ sơ tại:
- Phòng Đăng ký kinh doanh của tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Lưu ý:
- Lệ phí công bố: Đóng phí để đăng thông tin về văn phòng đại diện trên **Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.
4. Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện
Thời gian xử lý:
- Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Trường hợp đặc biệt:
Nếu văn phòng đại diện được thành lập ở nước ngoài, sau khi có giấy phép hoạt động tại quốc gia đó, doanh nghiệp phải nộp thông tin bổ sung về văn phòng đại diện cho Phòng Đăng ký kinh doanh Việt Nam. Thông tin sẽ được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
5. Khắc dấu cho văn phòng đại diện
Mặc dù không bắt buộc, việc khắc dấu sẽ giúp văn phòng đại diện dễ dàng thực hiện các hoạt động hành chính, ký kết giấy tờ và giao dịch với các bên liên quan.
Xem thêm: thủ tục thành lập trung tâm ngoại ngữ tin học
Các thủ tục cần thực hiện sau khi thành lập văn phòng đại diện
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần tuân thủ một số thủ tục pháp lý và hành chính để đảm bảo văn phòng đại diện hoạt động hợp pháp và hiệu quả.
1. Treo biển hiệu tại văn phòng đại diện
Yêu cầu đối với biển hiệu:
- Phải có các thông tin cơ bản sau:
- Tên văn phòng đại diện.
- Địa chỉ trụ sở.
- Số điện thoại liên hệ.
- Tên cơ quan chủ quản (tên công ty mẹ).
- Biển hiệu cần được treo ở vị trí dễ thấy tại trụ sở văn phòng để cơ quan quản lý dễ dàng kiểm tra.
Lưu ý:
Việc không treo biển hiệu hoặc treo biển không đúng quy định có thể bị xử phạt hành chính theo các quy định hiện hành.
2. Thay đổi thông tin của văn phòng đại diện
Nếu có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến thông tin trên Giấy chứng nhận hoạt động, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin, bao gồm:
- Thay đổi trụ sở.
- Thay đổi tên văn phòng đại diện.
- Thay đổi người đứng đầu hoặc thông tin của Trưởng văn phòng đại diện.
- Thay đổi nội dung hoạt động.
3. Thủ tục thay đổi thông tin văn phòng đại diện
Nơi thực hiện:
- Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tại tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Quy trình:
1. Chuẩn bị hồ sơ thay đổi thông tin, bao gồm:
- Biểu mẫu thay đổi thông tin văn phòng đại diện (theo mẫu do cơ quan đăng ký kinh doanh cung cấp).
- Quyết định và biên bản họp của công ty mẹ về việc thay đổi thông tin (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần).
- Bản sao công chứng giấy tờ tùy thân của người đứng đầu văn phòng (nếu thay đổi Trưởng văn phòng đại diện).
2. Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
3. Nhận kết quả:
- Giấy xác nhận thay đổi thông tin hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động mới trong vòng 03 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.
Việc thành lập văn phòng đại diện yêu cầu tuân thủ đầy đủ các bước trên để đảm bảo đúng pháp luật và tiết kiệm thời gian. Nếu bạn cần hỗ trợ pháp lý chi tiết hơn, hãy liên hệ với các công ty luật chuyên nghiệp như NVCS để được tư vấn và thực hiện trọn gói.
Thông tin liên hệ:
Luật sư Nguyễn Thành Tựu
Điện thoại: 0919 195 939
Email: tuulawyer@nvcs.vn
Website: nvcs.vn
https://www.linkedin.com/company/nvcs-firm/
