+84 09.19.19.59.39

Họ tên: NGUYỄN THÀNH TỰU

Chức danh: Thạc sĩ - Luật sư - Trọng Tài Thương Mại - CEO

Điện thoại: +84 09.19.19.59.39

Email: tuulawyer@nvcs.vn

Lĩnh vực tư vấn: Đầu Tư Nước ngoài- Sở hữu Trí tuệ -M&A- Tranh chấp tại tòa.

Ngôn ngữ: Tiếng Việt - tiếng Anh

Việt Nam đang trở thành một trong những điểm đến đầu tư hấp dẫn tại khu vực Đông Nam Á nhờ vào sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, sự ổn định về chính trị và chính sách mở cửa kinh doanh. Đối với các doanh nghiệp trong nước và quốc tế, việc mở rộng quy mô kinh doanh qua việc thành lập chi nhánh là một chiến lược phổ biến và hiệu quả. Tuy nhiên, thủ tục thành lập chi nhánh không đơn giản như nhiều người nghĩ, đặc biệt là khi doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý và quy trình hành chính tại Việt Nam. Bài viết này sẽ trình bày chi tiết về quy trình, thủ tục, các điều kiện và những lưu ý cần thiết khi doanh nghiệp muốn thành lập chi nhánh tại Việt Nam trong năm 2024.

Chi Nhánh Là Gì? Vai Trò Và Lợi Ích Của Việc Thành Lập Chi Nhánh

Chi nhánh là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có chức năng thực hiện một phần hoặc toàn bộ các hoạt động kinh doanh của công ty mẹ. Điều này bao gồm việc thực hiện các giao dịch thương mại, ký kết hợp đồng và đại diện công ty mẹ trong các quan hệ với khách hàng, đối tác, và cơ quan nhà nước.

Về mặt pháp lý, chi nhánh không có tư cách pháp nhân độc lập. Tuy nhiên, nó có thể hoạt động kinh doanh một cách tự chủ, tùy thuộc vào sự ủy quyền và cơ cấu tổ chức của công ty mẹ. Việc thành lập chi nhánh đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Mở rộng thị trường: Chi nhánh giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận các thị trường mới, mở rộng quy mô kinh doanh tại các khu vực khác nhau trong nước hoặc quốc tế.
• Giảm chi phí vận hành: Việc thành lập chi nhánh giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực một cách hợp lý, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.
• Tăng cường sự hiện diện thương hiệu: Có chi nhánh ở nhiều nơi giúp nâng cao sự hiện diện của doanh nghiệp, tạo niềm tin với khách hàng và đối tác.
• Tăng khả năng cạnh tranh: Khi có chi nhánh ở các địa phương, doanh nghiệp dễ dàng cạnh tranh với các đối thủ tại thị trường địa phương đó.

Xem thêm: giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh phòng khám

Điều Kiện Thành Lập Chi Nhánh

Để thành lập chi nhánh tại Việt Nam, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020. Những điều kiện này bao gồm:

• Công ty mẹ phải hoạt động hợp pháp: Điều kiện đầu tiên để thành lập chi nhánh là công ty mẹ phải là một doanh nghiệp hợp pháp, có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đang hoạt động bình thường theo quy định pháp luật.
• Ngành nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành nghề của công ty mẹ: Chi nhánh chỉ được phép kinh doanh các ngành nghề mà công ty mẹ đã đăng ký. Nếu chi nhánh muốn hoạt động trong một lĩnh vực khác, công ty mẹ cần thay đổi ngành nghề kinh doanh trước khi nộp đơn đăng ký chi nhánh.
• Địa điểm đặt trụ sở chi nhánh phải hợp pháp: Trụ sở của chi nhánh phải có địa chỉ rõ ràng và thuộc quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Địa chỉ này phải nằm ngoài các khu vực cấm, chẳng hạn như khu quân sự, khu bảo tồn thiên nhiên, hoặc các khu vực hạn chế khác theo quy định của pháp luật.
• Người đứng đầu chi nhánh: Người đứng đầu chi nhánh phải có đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc các đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020. Người đứng đầu chi nhánh có thể là người trong nước hoặc người nước ngoài, nhưng cần đảm bảo rằng người này đủ khả năng điều hành và quản lý chi nhánh theo đúng pháp luật.

Quy Trình Chuẩn Bị Hồ Sơ Thành Lập Chi Nhánh

Hồ sơ thành lập chi nhánh doanh nghiệp cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật. Hồ sơ này bao gồm những tài liệu sau:

1. Thông báo thành lập chi nhánh: Đây là tài liệu quan trọng nhất trong bộ hồ sơ, bao gồm các thông tin về tên chi nhánh, địa chỉ trụ sở chi nhánh, ngành nghề kinh doanh của chi nhánh, thông tin về người đứng đầu chi nhánh và các nội dung khác liên quan đến hoạt động của chi nhánh. Thông báo này phải do người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ ký.

2. Quyết định về việc thành lập chi nhánh: Quyết định này cần được thông qua bởi chủ sở hữu công ty hoặc hội đồng quản trị, tùy theo loại hình doanh nghiệp. Quyết định thành lập chi nhánh là minh chứng cho việc công ty mẹ đã đồng ý và chấp thuận việc mở rộng hoạt động kinh doanh thông qua việc thành lập chi nhánh.

3. Biên bản họp về việc thành lập chi nhánh (đối với công ty cổ phần và công ty TNHH hai thành viên trở lên): Biên bản họp của hội đồng quản trị hoặc hội đồng thành viên ghi nhận việc thông qua quyết định thành lập chi nhánh. Biên bản này cần được lập và ký bởi các thành viên tham gia cuộc họp.

4. Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ: Đây là tài liệu chứng minh rằng công ty mẹ đã đăng ký kinh doanh và đang hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.

5. Bản sao chứng thực cá nhân của người đứng đầu chi nhánh: Người đứng đầu chi nhánh phải cung cấp bản sao căn cước công dân hoặc hộ chiếu để xác minh danh tính

Xem thêm: giấy phép thành lập trung tâm ngoại ngữ

Quy Trình Đăng Ký Thành Lập Chi Nhánh

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh dự kiến đặt trụ sở. Quy trình đăng ký bao gồm các bước như sau:

Bước 1: Nộp Hồ Sơ Đăng Ký

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo hai cách:

• Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh: Đại diện doanh nghiệp mang hồ sơ tới trực tiếp Phòng Đăng ký kinh doanh để nộp. Cán bộ tại đây sẽ kiểm tra hồ sơ và tiếp nhận nếu hợp lệ.
• Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: Việc nộp hồ sơ trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến và thuận tiện hơn. Doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản, sau đó tải các tài liệu lên hệ thống.

Bước 2: Xử Lý Hồ Sơ

Sau khi nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và giải quyết trong vòng 03 ngày làm việc. Nếu hồ sơ đầy đủ và chính xác, doanh nghiệp sẽ được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh. Trường hợp hồ sơ có thiếu sót, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo và yêu cầu doanh nghiệp bổ sung hoặc chỉnh sửa.

Bước 3: Công Bố Thông Tin

Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, doanh nghiệp cần tiến hành công bố thông tin chi nhánh lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày. Việc công bố này nhằm đảm bảo tính minh bạch và công khai của thông tin về chi nhánh, đồng thời giúp đối tác và cơ quan chức năng dễ dàng tra cứu.

Bước 4: Khắc Dấu Và Mở Tài Khoản Ngân Hàng

Sau khi hoàn tất các bước trên, chi nhánh có thể tiến hành khắc dấu nếu có nhu cầu sử dụng con dấu. Việc khắc dấu hiện nay không bắt buộc và tùy thuộc vào quyết định của doanh nghiệp. Đồng thời, chi nhánh cần mở tài khoản ngân hàng để phục vụ cho các hoạt động tài chính và giao dịch thương mại.

Xem thêm: tư vấn thành lập trung tâm ngoại ngữ

Hạch Toán Và Kê Khai Thuế Của Chi Nhánh

Sau khi thành lập chi nhánh, doanh nghiệp cần lưu ý đến việc hạch toán và kê khai thuế cho chi nhánh. Tùy theo loại hình hoạt động, chi nhánh có thể lựa chọn một trong hai hình thức hạch toán sau:

Hạch toán phụ thuộc

Trong trường hợp chi nhánh hạch toán phụ thuộc, toàn bộ kết quả kinh doanh của chi nhánh sẽ được báo cáo về công ty mẹ. Công ty mẹ sẽ chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính và nộp thuế cho chi nhánh. Chi nhánh không cần phải nộp thuế riêng lẻ, nhưng vẫn phải thực hiện các báo cáo nội bộ cho công ty mẹ.

Hạch toán độc lập

Là phương thức mà chi nhánh tự quản lý tài chính của mình và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế như một đơn vị kinh doanh độc lập. Trong trường hợp này, chi nhánh phải tự nộp báo cáo thuế, quyết toán thuế và các loại thuế khác như thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho cơ quan thuế nơi chi nhánh đặt trụ sở.

• Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Chi nhánh sẽ tự tính toán và nộp thuế GTGT dựa trên hoạt động mua bán, cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Thuế GTGT sẽ được tính trên doanh thu của chi nhánh, và được kê khai theo tháng hoặc theo quý, tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp và tổng doanh thu hàng năm.

• Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Nếu chi nhánh hạch toán độc lập, thuế thu nhập doanh nghiệp sẽ được tính dựa trên lợi nhuận trước thuế của chi nhánh. Thuế suất hiện tại cho doanh nghiệp tại Việt Nam là 20%. Mỗi năm, chi nhánh phải nộp tạm tính thuế TNDN theo quý và thực hiện quyết toán thuế vào cuối năm tài chính.

• Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Chi nhánh phải chịu trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương của người lao động làm việc tại chi nhánh trước khi trả lương. Thuế TNCN sau đó sẽ được kê khai và nộp cho cơ quan thuế địa phương.

Ngoài ra, chi nhánh cũng phải thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên theo quy định của pháp luật. Đối với các chi nhánh có nhân viên nước ngoài, chi nhánh cần tuân thủ các quy định đặc biệt về thuế và các khoản bảo hiểm liên quan đến người lao động nước ngoài.

Những lưu ý khi thành lập chi nhánh

Việc thành lập và vận hành chi nhánh doanh nghiệp có thể đem lại nhiều lợi ích, nhưng cũng có những thách thức và yêu cầu pháp lý cần tuân thủ nghiêm ngặt. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần xem xét khi thành lập chi nhánh:

1. Kiểm tra tính hợp lệ của ngành nghề kinh doanh: Trước khi đăng ký thành lập chi nhánh, doanh nghiệp cần kiểm tra lại danh sách các ngành nghề kinh doanh đã đăng ký của công ty mẹ để đảm bảo rằng chi nhánh được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh tương ứng. Nếu ngành nghề kinh doanh chưa được đăng ký, doanh nghiệp cần tiến hành bổ sung ngành nghề trước khi thành lập chi nhánh.

2. Chọn địa điểm hợp lý: Trụ sở của chi nhánh phải có địa chỉ rõ ràng, thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp và không nằm trong khu vực cấm hoặc hạn chế kinh doanh. Địa điểm này cũng cần thuận lợi cho việc giao dịch và tiếp cận khách hàng.

3. Quản lý thuế và kế toán: Tùy thuộc vào việc lựa chọn hình thức hạch toán (phụ thuộc hay độc lập), doanh nghiệp cần có chiến lược quản lý thuế và kế toán hiệu quả để tránh các rủi ro pháp lý và tối ưu hóa chi phí thuế. Hạch toán phụ thuộc sẽ giúp giảm bớt gánh nặng báo cáo và thuế riêng lẻ cho chi nhánh, trong khi hạch toán độc lập đòi hỏi chi nhánh phải tự quản lý tài chính và thực hiện các nghĩa vụ thuế riêng.

4. Tuyển dụng và đào tạo nhân sự: Chi nhánh thường sẽ cần tuyển dụng một đội ngũ nhân sự mới để thực hiện các hoạt động kinh doanh tại địa phương. Do đó, doanh nghiệp cần có kế hoạch tuyển dụng và đào tạo phù hợp để đảm bảo rằng chi nhánh có thể hoạt động hiệu quả và tuân thủ các quy định của pháp luật về lao động và thuế.

5. Giám sát hoạt động của chi nhánh: Mặc dù chi nhánh là một đơn vị phụ thuộc, nhưng công ty mẹ cần thiết lập các cơ chế giám sát và kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo rằng chi nhánh hoạt động đúng theo chiến lược và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này có thể bao gồm việc kiểm tra định kỳ, báo cáo nội bộ và áp dụng các quy trình quản lý rủi ro.

Thời gian và chi phí thành lập chi nhánh

Việc thành lập chi nhánh thường mất khoảng 3-5 ngày làm việc kể từ khi nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ lên Phòng Đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, thời gian này có thể thay đổi tùy theo từng địa phương và tình trạng xử lý hồ sơ của cơ quan chức năng.

Về chi phí, việc thành lập chi nhánh không tốn quá nhiều chi phí ban đầu. Doanh nghiệp cần chi trả các khoản sau:

• Lệ phí đăng ký thành lập chi nhánh: Theo quy định hiện hành, lệ phí đăng ký thành lập chi nhánh là khoảng 100.000 - 200.000 VND tùy thuộc vào địa phương.

• Phí khắc dấu: Nếu chi nhánh có nhu cầu sử dụng con dấu, chi phí khắc dấu dao động từ 300.000 - 500.000 VND tùy thuộc vào loại dấu và nhà cung cấp dịch vụ khắc dấu.

• Chi phí công bố thông tin: Doanh nghiệp cần trả phí công bố thông tin chi nhánh trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, thường là 300.000 VND.

Ngoài các chi phí trên, chi nhánh sẽ phải chịu các chi phí vận hành hàng tháng như tiền thuê văn phòng, lương nhân viên, chi phí bảo hiểm xã hội, thuế, và các chi phí khác liên quan đến hoạt động kinh doanh.

Kết luận

Việc thành lập chi nhánh là một bước đi quan trọng trong chiến lược mở rộng quy mô của nhiều doanh nghiệp. Mặc dù quy trình này không quá phức tạp, nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết. Thành lập chi nhánh giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, tăng cường sự hiện diện thương hiệu, và khai thác tối đa tiềm năng kinh doanh tại các khu vực mới.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến các yếu tố liên quan đến quản lý tài chính, thuế và nhân sự để đảm bảo rằng chi nhánh hoạt động hiệu quả và không gặp phải các rủi ro pháp lý. Việc lập kế hoạch cẩn thận và thực hiện đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp đạt được thành công trong việc mở rộng quy mô kinh doanh thông qua việc thành lập chi nhánh.

Bài viết trên không chỉ giúp doanh nghiệp nắm rõ quy trình thành lập chi nhánh mà còn cung cấp các thông tin về quản lý thuế và những lưu ý quan trọng khi điều hành chi nhánh tại Việt Nam. Để tránh những sai sót ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp, đội ngũ luật sư và chuyên gia pháp lý tại Công ty Luật- Công ty tư vấn Tài chính Kế toán NVCS sẵn sàng hỗ trợ bạn trong các vấn đề pháp lý liên quan đến hợp nhất đầy đủ và chính xác nhất!