Họ tên: NGUYỄN THÀNH TỰU
Chức danh: Thạc sĩ - Luật sư - Trọng Tài Thương Mại - CEO
Điện thoại: +84 09.19.19.59.39
Email: tuulawyer@nvcs.vn
Lĩnh vực tư vấn: Đầu Tư Nước ngoài- Sở hữu Trí tuệ -M&A- Tranh chấp tại tòa.
Ngôn ngữ: Tiếng Việt - tiếng Anh
Hồ sơ và thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp bao gồm những gì? Bài viết dưới đây, do Công ty Luật TNHH Quốc tế Nguyễn và Cộng sự tổng hợp những thông tin cần thiết. Xem ngay!
Cơ sở pháp lý:
- Luật Doanh nghiệp 2020;
- Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
- Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.
Quy định về thay đổi tên doanh nghiệp
Theo quy định tại khoản 1 Điều 28 của Luật Doanh nghiệp 2020, tên doanh nghiệp là một nội dung bắt buộc cần có trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Theo Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2020, tên doanh nghiệp được hiểu là tên tiếng Việt của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có tên tiếng nước ngoài (thường là tiếng Anh) và tên viết tắt. Trong đó, tên tiếng Việt là yêu cầu bắt buộc, còn tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt là tùy chọn.
Tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố theo thứ tự: loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Khi thay đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tên riêng, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi tên.
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có quyền thay đổi tên theo nhu cầu của mình. Tuy nhiên, theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp bắt buộc phải đổi tên nếu tên hiện tại vi phạm quyền sở hữu công nghiệp. Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải tiến hành đăng ký đổi tên để tuân thủ quy định.
Ngoài ra, khi doanh nghiệp chuyển đổi loại hình, tên công ty cũng sẽ thay đổi về mặt hình thức (ví dụ: từ "Công ty TNHH ABC" thành "Công ty cổ phần ABC"), nhưng doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục đổi tên riêng cho trường hợp này.
Hồ sơ đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp
Thành phần hồ sơ
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký; (Phụ lục II-1 Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT)
- Bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc đổi tên doanh nghiệp. (Biên bản phải ghi rõ những nội dung được thay đổi trong Điều lệ công ty)
- Quyết định của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần/của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên/của chủ sở hữu đối với công ty TNHH 1 thành viên (do Chủ tịch Hội đồng quản trị/Chủ tịch hội đồng thành viên/chủ sở hữu ký). (Quyết định phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty)
- Giấy ủy quyền nộp hồ sơ và nhận kết quả thay đổi tên công ty (nếu có)
Trình tự, thủ tục đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp
Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong vòng 10 ngày kể từ ngày có Quyết định hoặc Nghị quyết thay đổi tên. Quy trình thay đổi tên doanh nghiệp sẽ được tiến hành qua các bước sau:
Bước 1: Chọn tên công ty mới
Doanh nghiệp sẽ tiến hành chọn tên mới cho công ty theo quy định tại Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2020.
Bước 2: Kiểm tra tên dự định đăng ký
Việc tra cứu tên giúp doanh nghiệp kiểm tra xem tên mới có bị trùng lặp hoặc dễ gây nhầm lẫn với tên của các doanh nghiệp khác đã đăng ký hay không. Doanh nghiệp tiến hành tra cứu trên Hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi tên
Sau khi tên mới có thể đăng ký, doanh nghiệp cần soạn thảo hồ sơ bao gồm các văn bản, tài liệu cần thiết như đã nêu trên.
Bước 4: Nộp hồ sơ và lệ phí tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính
Hồ sơ sẽ được nộp đến Phòng Đăng ký kinh doanh thông qua hệ thống đăng ký trực tuyến để thẩm định.
Bước 5: Phòng Đăng ký kinh doanh thẩm định hồ sơ
Tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, doanh nghiệp bắt buộc phải nộp hồ sơ qua mạng. Sau khi hồ sơ được cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận, doanh nghiệp nộp bản giấy trực tiếp tại cơ quan đăng ký.
Trong thời hạn 03 ngày kể từ khi nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký sẽ phản hồi với kết quả chấp thuận hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu cần).
Bước 6: Khắc lại con dấu công ty
Sau khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới, cần thực hiện khắc con dấu pháp nhân mới theo tên đã thay đổi.
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không còn phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh. Số lượng và hình thức con dấu do doanh nghiệp tự quyết định, và cơ quan đăng ký kinh doanh không quản lý mẫu dấu này.
Tuy nhiên, để đảm bảo tính đồng bộ trên các văn bản của doanh nghiệp, việc thay đổi cả hình thức và nội dung con dấu sau khi đổi tên là điều nên làm.
Những điều cần lưu ý sau khi thay đổi tên doanh nghiệp
1. Thay đổi thông tin ngân hàng, bảo hiểm xã hội
Tài khoản ngân hàng
Kể từ ngày 01/05/2021, thông tin về tài khoản ngân hàng không còn phải đăng ký với cơ quan thuế. Do đó, sau khi thành lập, doanh nghiệp mở tài khoản ngân hàng không cần phải thông báo cho cơ quan nhà nước.
Tuy nhiên, vì tài khoản ngân hàng liên quan trực tiếp đến các giao dịch của doanh nghiệp, để đảm bảo sự thống nhất trong thông tin, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng khi thay đổi tên.
Bảo hiểm xã hội
Khi có sự thay đổi về thông tin doanh nghiệp, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
Theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, doanh nghiệp phải lập Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS), kèm theo bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới, và nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp đã tham gia.
2. In ấn hoá đơn giá trị gia tăng VAT
Đối với các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn VAT, khi thay đổi tên công ty, việc thay đổi hóa đơn VAT là cần thiết vì tên công ty phải được thể hiện trên hóa đơn.
Cách 1: Đóng dấu tên mới lên hóa đơn và thông báo thay đổi mẫu hóa đơn với cơ quan thuế
- Đối với các hóa đơn đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết và đã in sẵn tên cũ, nếu công ty không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý vẫn giữ nguyên, doanh nghiệp có thể đóng dấu tên mới vào bên cạnh tên cũ trên hóa đơn để tiếp tục sử dụng. Đồng thời, phải gửi thông báo điều chỉnh thông tin trên hóa đơn đến cơ quan thuế (theo mẫu số 3.13, Phụ lục 3, Thông tư 39/2014/TT-BTC).
- Nếu doanh nghiệp thông báo phát hành hóa đơn mới và không có mẫu hóa đơn sẵn, hoặc các chi nhánh sử dụng chung mẫu hóa đơn với trụ sở chính, có thể sử dụng một hóa đơn đầu tiên mang tên mới và gạch bỏ số thứ tự đã in sẵn, sau đó đánh dấu "Mẫu" để làm mẫu hóa đơn. Những hóa đơn mẫu này không cần thông báo phát hành và không được kê khai trong số lượng hóa đơn phát hành.
Cách 2: Thông báo hủy hóa đơn cũ và thông báo phát hành hóa đơn mới
Doanh nghiệp có thể lựa chọn hủy hóa đơn cũ còn tồn đọng, đặt in hóa đơn mới với tên công ty mới và thông báo mẫu hóa đơn mới cho cơ quan thuế.
3. Thay đổi thông tin tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp
Doanh nghiệp có quyền thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất khi thay đổi tên, theo quy định tại điểm g khoản 1 Điều 17 Thông tư 23/2014/TT-BTNMT, đã được sửa đổi, bổ sung tại khoản 154 Điều 6 Thông tư 33/2017/TT-BTNMT.
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp）
- Văn bản uỷ quyền (Mẫu Văn bản ủy quyền)
Trong trường hợp có những thắc mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện, đội ngũ luật sư và chuyên gia pháp lý tại Công ty Luật - Công ty Tư vấn Tài chính Kế toán NVCS sẵn sàng hỗ trợ bạn trong các vấn đề pháp lý liên quan đến hợp nhất đầy đủ và chính xác nhất!
LIÊN HỆ
Hotline: 0916.303.656 (Gọi ngay để được tư vấn miễn phí)
Email: luatsu@nvcs.vn (Chỉ cần CLICK vào Email và để lại thông tin cá nhân, quý khách sẽ hoàn thành toàn bộ thủ tục pháp lý thành lập công ty trong vòng 3 ngày)
Website: https://www.nvcs.vn
